Die 10 wichtigsten Regeln für den E-Mail-Verkehr

E-Mails gehören heute bereits zu den wichtigsten Kommunikations-Medien im Geschäftsleben. Kaum eine Visitenkarte ohne Angabe einer E-Mail-Adresse und kaum ein Geschäftspartner, der nicht via E-Mail erreichbar wäre.

Zweifellos hat der E-Mail-Verkehr im Vergleich zur traditionellen Kommunikation mittels Brief, Fax oder Telefon einschlägige Vorteile. Allen voran steht die Schnelligkeit, aber auch erhebliche Kosteneinsparungen für Porto und Papier machen sich schnell im Unternehmen bemerkbar.

Jedoch gerade die Schnelligkeit, mit der E-Mails ausgetauscht werden, lassen in Form und Inhalt oft Konventionen vermissen, die in anderen Medien selbstverständlich sind.

Wenn Sie die folgenden 10 Regeln für den E-Mail-Verkehr berücksichtigen, sind Sie auf der sicheren Seite und kommunizieren auch elektronisch in professionellem Format.

1. Titel

Versehen Sie jede E-Mail mit einem verständlichen Titel, der den Inhalt der Mail kurz umschreibt. Damit erkennt der Empfänger sofort den Kontext, und die Wahrscheinlichkeit, dass er die Mail schnell öffnet und liest, ist wesentlich grösser.

2. Anrede

Achten Sie auf die Anrede. Auch im elektronischen Briefverkehr möchte der Emfänger korrekt angesprochen werden.

3. Ausdruck

Verfassen Sie E-Mails immer in Schriftsprache wie üblichen Briefverkehr. Verwenden Sie keine lockeren Floskeln, wie es in Internet-Chats u.ä. üblich ist. Schreiben Sie E-Mails keinesfalls in Grossbuchstaben, dies wird als unhöflich interpretiert.

4. Grussformel

Beenden Sie jede E-Mail mit einer korrekten Grussformel und Ihrem Namen.

5. Kontaktdaten

Ergänzen Sie externe E-Mails immer mit Ihren Kontaktdaten (mindestens Firma, Adresse, Telefon, E-Mail-Adresse), so dass der Empfänger Ihre Koordinaten hat. In den meisten E-Mail-Programmen können Sie solche sog. Signaturen speichern und automatisch Ihren Mails anfügen.

6. Prüfung

Lesen Sie jede E-Mail vor dem Versand nochmals gründlich durch. Gerade bei der Formulierung können Aussagen oft anders verstanden werden, als sie gemeint waren, und die Mail ist zu schnell auf dem Weg.

7. Reaktion

Lesen und beantworten Sie Ihre E-Mails regelmässig. Eine Reaktionszeit von maximal 48 Stunden ist im E-Mail-Verkehr üblich. Wenn Sie sich einer detaillierten Antwort noch nicht sicher sind, senden Sie vorab eine Empfangsbestätigung mit dem Hinweis, sich baldmöglichst zu melden. Grundsätzlich sollte keine E-Mail unbeantwortet bleiben.

8. Sinn und Zweck

Vermeiden Sie so weit als möglich, Massen-Mails oder belanglose Dinge an Viele zu versenden. Überlegen Sie sich vorher, für wen der Inhalt der Mail wirklich von Interesse bzw. Wichtigkeit ist.

9. Anhänge

Dateianhänge, sog. Attachments, sind ein praktisches Mittel, um Konzepte, Listen oder Protokolle zu versenden. Nutzen Sie jedoch keine Attachments für einfache Informationen, die Sie viel besser direkt in die Mail schreiben können. Attachments können u.U. nicht von jedem Empfänger geöffnet oder gelesen werden und benötigen mehr Zeit in Versand und Bearbeitung.

10. Grosse E-Mail-Versände

Wenn möglich vermeiden Sie den Versand von grossen E-Mails oder speicherintensiven Attachments, dies kann die IT-Infrastruktur erheblich beeinträchtigen. Nutzen Sie ansonsten die späten Abendstunden oder terminieren Sie einen automatischen Mailversand für die Nacht, wenn die anderen Mitarbeiter nicht auf die Infrastruktur angewiesen sind.

Für Begriffserläuterungen schauen Sie auch in unser E-Business Glossar.

Bettina Pfalzgraf

Zurück zur Übersicht