Neuer Lohnausweis:
Nach der Einführung bleiben viele Fragen

Seit dem 1. Januar 2007 ist der neue Lohnausweis (NLA) definitiv in Kraft. Die Einführung des NLA sowie die neuen Spesenreglemente werfen aber nach wie vor viele Fragen auf. Die KMU News beantworten in einer Serie häufig gestellte Fragen zum neuen Lohnausweis und zum Spesenreglement.

Was ist der konkrete Nutzen eines Spesenreglements?

Ein vom Kanton des Geschäftssitzes genehmigtes Spesenreglement wird auch in anderen Kantonen anerkannt (ausgenommen davon sind Spesenreglemente des Kantons Genf für 2006 oder früher). Primär wird der administrative Aufwand massiv reduziert. Mit einem Spesenreglement wird die gesamte Spesenabrechnung stark vereinfacht, denn die Spesen, welche für effektive Kosten vergütet werden, müssen beim Vorliegen eines von der Steuerverwaltung genehmigten Spesenreglements nicht auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden.

Das hat zur Folge, dass die Anpassungen des Lohnprogramms auf ein Minimum reduziert werden können. Die Spesen, die pauschal abgegolten werden, sind hingegen bei allen Arbeitnehmenden im Lohnausweis betragsmässig festzuhalten. Hinzu kommt, dass Unternehmen in einzelnen Fällen mit einem Spesenreglement sogar noch Steuern sparen können.

Kann eine Firma nur ein Zusatzreglement für leitende Mitarbeiter erstellen?

Nein. Das Zusatzreglement ist tatsächlich nur ein Zusatz. Es braucht ein allgemeines Spesenreglement, damit ein Zusatzreglement für leitende Mitarbeiter von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt werden kann.

Gilt die Regelung, dass die Lohnausweise durch den Arbeitgeber direkt an die Steuerverwaltung des Geschäftssitzes zugestellt werden müssen, auch für die Kantone Basel-Stadt und Basel-Land?

Diese Regelung ist unabhängig vom NLA seit 2006 in Kraft. In einigen Kantonen sind Firmen verpflichtet, die Lohnausweise ihrer Mitarbeitenden direkt derjenigen Steuerverwaltung zuzustellen, in dem sie ihren Geschäftssitz haben. Die Kantone Basel-Stadt und Basel-Land kennen bis anhin eine solche Lohnmeldepflicht. Arbeitgeber müssen auch weiterhin den Arbeitnehmenden ein Exemplar des Lohnausweises zukommen lassen.

Wie können die Spesen und/oder die Pauschalspesen von Verwaltungsräten durch die Steuerverwaltung genehmigt werden?

De facto stellt ein Spesenreglement ein «Vorbescheid» der Steuerverwaltung dar, sodass die durch den Arbeitgeber ersetzten Spesen geschäftlich bedingte Auslagen des Arbeitnehmers betreffen. Die se Kosten können also im Veranlagungsverfahren grundsätzlich nicht aufgerechnet^werden. Verwaltungsräte, welche nicht am operativen Geschäft beteiligt sind, gehören nicht zum Kreis der Arbeitnehmer im Sinne eines Spesenreglements.

Grundsätzlich sind bei diesem Personenkreis die durch die Funktion des Verwaltungsrates bedingten Auslagen sowie die gegebenenfalls ausbezahlten Pauschalspesen im Veranlagungsverfahren zu prüfen. Für Verwaltungsräte, welche jedoch das operative Geschäft einer Firma (mit)leiten, kann selbstverständlich ein Spesenreglement erstellt werden, so wie auch pauschale Spesenzahlungen in einem Zusatzreglement geregelt und genehmigt werden können. Auf der Liste der nicht zu deklarierenden Leistungen im NLA sind auch Parkplätze am Arbeitsort erwähnt.

Muss trotzdem auch im Spesenreglement erwähnt werden, dass Parkplätze zur Verfügung gestellt werden?

Nein. Parkplätze am Arbeitsort, welche den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden, müssen im Spesenreglement nicht erwähnt werden.

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