|
Wissenswertes zum Verwalten von Wissen
Man muss nicht alles wissen, sondern imstande sein, Informationen möglichst, schnell und ohne Umwege zu finden.
Hierbei hilft ein gut aufgebautes, strukturiertes Archiv. Das gilt für Schriften (Protokolle, Zeitungen, Publikationen etc.), sonstiges Material (CDs, Disketten, Kassetten etc.), sowie für die elektronische Daten (Texte, Grafik-Dateien, Tondateien etc.). Über grosse Archive wiederum benötigt man gute Pläne, um schnell die gewünschten Informationen abzurufen.
Das Suchen, zur Verfügung halten, Sortieren, Ordnen, Ablegen machen bis zu 25% eines Arbeitstages aus. Dies sagen Profis!
Ein effizienter Computereinsatz ist Grundlage, dass die Ziele eines Infor-mationsmanagement erreicht werden kann.
Für die „anfassbaren“ Medien können Sie Listen erstellen mit den im Büro eingesetzten PC-Programmen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Datenbank).
Längst gibt es zudem eine Vielzahl von Dokumentenmanagement-Program-men, um Digitale Daten zu archivieren. Doch auch ohne Zusatzprogramme bieten die Betriebssysteme und die eingesetzten Standard-Programme viele Möglichkeiten, Dateien mit allgemeinen Kriterien abzulegen. Dies muss aber intern vorgegeben sein.
Ziele einer guten Ablage
Die Daten müssen
 |
zum richtigen Zeitpunkt |
|
am richtigen Ort |
|
im benötigten Umfang |
zur Verfügung stehen sowie
|
schnell und von Jedermann auffindbar |
|
zur Weiterleitung (per Mail, per Fax) fähig |
|
als gesamter Vorgang |
abgelegt sein.
Vernetzungen
Nirgends werden diese Kriterien so sicher erfüllt, wie durch vernetzte Computer, durch die Kollegen jederzeit Zugriff auf für sie relevante Dateien eines anderen Kollegen haben. Details zur Ablage
Kommt der Brief der Firma Heinrich Muster AG unter den Registerbuchstaben H oder M? Sie kennen das: „Warum befindet sich das Dossier Walter Meier unter W – wie Walter?“ Dieses Problem besteht in Papierform ebenso wie im Computer. Verlangt die Papierform noch ein Mindestmaß an Abstimmung mit den Kollegen, hat die Selbstverwirklichung am PC völlig neue Blüten getrieben, denn hier glaubt man „Privat“ zu sein. Eine Einstellung, die bei jeder Ferienvertretung widerlegt wird, durch enormen Aufwand bei der Suche nach Unterlagen bis hin, zum verzweifelten Abtippen des Ausdrucks, da die Datei nicht gefunden werden kann.
Wie gut, dass es auch hier wieder allgemein gültige Regelungen gibt:
Das wohl bekannteste Regelung ist das Ordnen nach Schriftzeichenfolgen (ABC-Regel) festgelegt in der ISO Norm 7154 oder auch DIN 5007.
Was sagt die DIN Norm 5007 zur alphabetischen Sortierung:
Eine alphabetische Sortierung ist eine Sortierung, bei der Zeichenketten entsprechend der Reihenfolge der Buchstaben im Alphabet angeordnet werden. Die herkömmliche alphabetische Sortierung wird auch als initialalphabetische Sortierung bezeichnet, da die Ordnung der einzelnen Buchstaben in Schriftrichtung ermittelt wird. Bei der alphabetischen Sortierung müssen Besonderheiten wie Sonderzeichen, Umlaute, Leerzeichen, Groß- und Kleinschreibung sowie Ziffern beachtet werden, die sich in unterschiedlichen Regeln und Normen niederschlagen. Alphabetische Sortierung nach DIN 5007
Die DIN 5007 beschreibt unter dem Titel „Ordnen von Schriftzeichenfolgen (ABC-Regeln)“ das Sortieren. Die Besonderheiten im deutschsprachigen Raum beschränken sich im Wesentlichen auf die Darstellung der Umlaute Ä, Ö und Ü. Hierauf fußen im weiteren die praktischen Variationsmöglichkeiten. Ausländische Sonderzeichen werden gegebenenfalls nach spezifischen Bedingungen sortiert. DIN 5007-1 (für Wörter verwendet, etwa in Lexika)
ä und a sind gleich
ö und o sind gleich
ü und u sind gleich
DIN 5007-2 (für Namen verwendet, etwa in Telefonbüchern)
ä und ae sind gleich
ö und oe sind gleich
ü und ue sind gleich
Österreichische Sortierung (für Telefonbücher)
ä kommt nach az
ö kommt nach oz
ü kommt nach uz
Beispiel
DIN 5007-1(Lexikon) DIN 5007-2 (Telefonbuch) Österreichische Sortierung Göbel Göbel Goethe
Goethe Goethe Goldmann
Goldmann Götz Göbel
Götz Goldmann Götz |
Mit Hilfe dieser Regelungen und einer guten, von dem Bereich oder auch Gesamtfirma vorgegebenen Ordnerstruktur, kennt sich auch eine Teilzeit-angestellte in kürzester Zeit in der unbekannten Ablage aus.
Qualitätssicherung für Dateien
Eine Qualitätssicherung resultiert aus der Verknüpfung, statt Kopie von Dateien in andern Ordner und Laufwerken, statt Kopien anzulegen, die übersehen und dadurch bei Änderungen veraltern können.
|
Auch kann firmenintern eine Datei als Verknüpfungen in E-Mails eingebunden werden, statt Kopien als selbstständige Anhänge zu verteilen. Die Originaldatei kann mit einem Schreibschutz versehen werden, um sie vor Veränderungen zu bewahren. |
|
Auf einer Homepage im Internet können Dateien abgelegt werden und als Links (Verknüpfungen) auch außerhalb der Firma per E-Mail ver-schickt werden, was wiederum die Aktualität garantiert und den Speicherplatz beim Empfänger entlastet. |
|
Auch innerhalb der Datei können Verknüpfungen auf andere Text-passagen derselben oder Textstellen einer anderen Dateien angelegt werden. Letztere Verknüpfungen aktualisieren sich auto-matisch bei Datei-Öffnen oder – bei entsprechender Einstellung – manuell auf Be-arbeiterwunsch, damit dieser die Änderung am Monitor verfolgen und bei Bedarf rückgängig machen kann. |
|
Microsoft-Word kann verschiedene Versionen derselben Datei zusammenführen und der Benutzer kann die Abweichungen / Ergänzungen / Änderungen seiner KollegInnen akzeptieren oder ablehnen. |
|
Auch das verknüpfte Einbinden von Bildern ist sinnvoll, garantiert dies doch, dass die stets letztgültige Version eines Objektes in einer Dokumentation eingebunden ist (Produktfoto, Fortschritt des Bauabschnittes etc.). |
|
Auch Datenfelder können genutzt werden, um stets aktuelle Angaben für Textpassagen abzufragen. |
Zusammenfassung
Eine gute Papier- und Dateiablage führt zu einem schnellen Auffinden benötigter Dateien und Materialien. Zusätzliche Unterlagen werden sofort erkannt und berücksichtigt. Die Suchzeiten werden reduziert, die gewonnene Arbeitszeit kann sinnvoll eingesetzt werden. Die Datenmenge sinkt und die Sicherheit, mit aktuellen Daten zu arbeiten, steigt.
 Zurück zur Übersicht |
