Zeitmanagement

Ein gutes Zeitmanagement ist wichtig und wird oft unterschätzt. Zeit ist das wertvollste Gut, das wir besitzen. Zeit ist mehr wert als Geld, und deshalb müssen wir unsere Zeit-Kapital sorgfältig anlegen.

Deshalb hier einige Beispiele und Praxistipps:

„Erstens kommt es anders, zweitens als man denkt!“

Wenn es nicht so läuft, wie wir es erwarten oder planen, dann oft deshalb, weil zwischendurch immer wieder Störungen eintreten.

Verplanen Sie deshalb nur einen bestimmten Teil Ihrer Arbeitszeit, erfahrungsgemäss ca. 60 %. Unvorhergesehene Ereignisse, Störgrössen, Zeitdiebe und persönliche Bedürfnisse erfordern es, sich nicht restlos zuzuplanen.

Das sind mögliche Zeitfresser

	Telefonitis
	Nicht „Nein“ sagen können
	Setzen falscher Prioritäten
	Unangemessener Perfektionismus
	Organisation statt Disposition
	Mangelnde Delegation
	Ungenügende Selbstdisziplin
	Mangelnde Vorbereitung
	Unklare Aufgabenverteilung

Dauer der Aktivitäten schätzen

Die Erfahrung zeigt, dass häufig die geplante Gesamtzeit überschätzt und mehr vorgesehen wird, als tatsächlich erreicht werden kann. Dies führt nur zu unnötiger Frustration.

Schätzen Sie daher – grob – den Zeitaufwand, den Ihre geplanten Aktivitäten in Anspruch nehmen. Bei Ihren Geldausgaben überschlagen Sie ja auch, wie viel ein Produkt in etwa kosten soll. Warum nicht auch bei Ihrem Zeit-Kapital?

Fassen Sie die Zeitdiebe (am Beispiel E-Mail):

Nutzen Sie E-Mails, um Briefe und Telefonate zu ersetzen und um Zeit zu sparen. Lassen Sie sie aber nicht zu einem weiteren Zeitdieb werden. Tipps zum effizienten Bearbeiten von E-Mails:

	Leeren Sie Ihren Eingangsordner. Entscheiden Sie bei jeder Nachricht sofort, was zu tun ist: reagieren, archivieren oder löschen.
	Filtern Sie eingehende E-Mails. Moderne E-Mail Software sortiert die Nachrichten automatisch in verschiedene Ordner.
	Es gilt die Zwei-Minuten-Regel: Verwenden Sie nicht mehr als zwei Minuten, um eine Nachricht zu verarbeiten.
	Zitieren Sie beim Beantworten von E-Mails nicht die Aussage der ursprünglichen Nachricht, auf die Sie Bezug nehmen nochmals.

Persönliche Zeit-Anforderungen und Zeit-Zwänge

Jeder Mensch hat ein Beziehungsgeflecht von Anforderungen, Rollen und Betätigungsfeldern aus verschiedenen Lebensbereichen, die er erfüllen will bzw. muss oder glaubt erfüllen zu müssen.

Die wirklichen Zeitprobleme im Leben entstehen, wenn wir zu viele Rollen gleichzeitig spielen wollen. Wir spielen dann nirgends eine Charakterrolle und sind überall nur Komparse.

Der einzige Ausweg: Legen Sie alle Nebenrollen ab, die nicht zur Erreichung Ihrer Ziele beitragen, und konzentrieren Sie sich auf Ihre Haupt- und Lieblingsrollen.

Fragen Sie sich: Was würde passieren, wenn ich diese Rolle nicht mehr spielen würde? Habe ich sie mir selbst ausgesucht, oder wer hat sie mir verpasst?

Zum Schluss noch ein guter Tipp bevor Sie nach Hause gehen:
Kein Tag ohne Vorbereitung, kein Tag ohne „Tagesschau“ auf den morgigen Tag. Stress entsteht nicht von all dem, was getan wurde, sondern von den Gedanken an all das, was nicht erledigt worden ist.

Nadine Zeballos

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